Optica Viva als Logopädie Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Optica Viva

Wir haben die PRAXINO GmbH  über ihre Logopädie Software ausgefragt.

Die Antworten der PRAXINO GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Logopädie Software in 3 Sätzen.

Mit Optica Viva können Praxen selbst entscheiden, wie Sie arbeiten: die Lösung ist anpassbar auf das individuelle Therapiekonzept der Praxis. Die Software deckt dabei alle Bereiche des Praxisalltags ab, von der Aufnahme über die Dokumentation bis zu Abrechnung und TI. Logopäd:innen profitieren außerdem davon, dass Optica Viva ursprünglich für die Logopädie entwickelt wurde.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Optica Viva ist mobil einsetzbar, da Cloud- und browserbasiert. Auch das Preis- und Nutzerrollenmodell ist deutlich flexibler als bei vielen anderen Lösungen. Ein weiterer Vorteil, ist dass TI-Anwendungen direkt in die Software integriert sind, während viele andere Anbieter hierfür eine separate Umgebung anbieten.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Optica Viva bietet aktuell noch keine Möglichkeit, das Thema Frühförderung abzubilden

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Optica Viva ist eine Web-Applikation, die mit einem aktuellen Browser auf jedem Endgerät genutzt werden kann. Als Cloud-Lösung muss die Praxissoftware nicht aufwändig installiert oder gewartet werden und ist sofort einsatzbereit

Für die Anbindung von Hardware wie Barcode-Scanner, eGK Lesegerät, Direktabrechnung oder TI-Anschluss wird die zusätzliche Anwendung Optica Viva Tools lokal auf dem Rechner installiert.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Als Web-Anwendung kann Optica Viva vollumfänglich mit jedem mobilen Endgerät benutzt werden, das einen aktuellen Internet-Browser besitzt.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Optica Viva ist eine Cloudlösung, wodurch keine Datensynchronisation zwischen den Geräten notwendig ist.

Alle Daten sind durch den zentralen auf einem Cloud-Server gespeichert und daher immer auf jedem Gerät aktuell, sodass ein Wechsel des Endgeräts jederzeit möglich ist.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Basisvoraussetzung für die Nutzung von Optica Viva ist eine verlässliche und ausreichend große Internetverbindung (ab 6 Mbit/s), eine Offline-Nutzung ohne Internetverbindung ist nicht möglich.

Die Software kann über jeden gängigen Internetbrowser aufgerufen werden. Da die Ver- und Entschlüsselung der gespeicherten Daten ressourcenintensiv ist, sollte der Browser auf der aktuellen Version sein. Als Richtwert gelten die letzten zwei Hauptversionen der jeweiligen Browser, die nicht älter als ein Jahr sein dürfen.

Für die Nutzung bestimmter Funktionen, die Zugriff auf den lokalen Computer benötigen, muss die Client-App Optica Viva-Tools für Windows und macOS lokal installiert werden. Dabei unterstützt Optica Viva Tools folgende Betriebssysteme:

Ab macOS Catalina (10.15)

Ab Windows 10

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Da Optica Viva eine browserbasierte Software ist, ist für den Aufruf eine Internetverbindung notwendig. Ein Offline-Zugriff ist somit nicht möglich.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Als sogenannte „Software as a Service“ Lösung nutzen Sie immer die aktuellste Version von Optica Viva, Updates werden automatisch bereitgestellt. Optica Viva spielt diese automatisch ein, sodass als Nutzer kein aktiver Handlungsbedarf besteht.

Optica Viva bleibt dabei immer am Puls der Zeit und entwickelt sich konstant weiter: in regelmäßigen kleinen Wartungs-Updates werden mögliche Bugs behoben. Gesetzliche Änderungen (z.B. neue Preise), Verbesserungen oder neue Funktionen werden ebenfalls regelmäßig über große Updates an alle Kunden ausgerollt.

Über die Updates informieren wir unsere Kunden per Push-Benachrichtigung direkt in der Software oder per Mail und stellen eine Übersicht über alle Update-Inhalte auf der Optica-Website bereit.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Als Optica Viva Kund:in müssen Sie sich nicht selbst um ein Backup oder eine Wiederherstellung der Daten kümmern: Backups werden automatisch erstellt.

Optica Viva sichert dabei alle Daten täglich inkrementell sowie wöchentlich vollständig an drei verschiedenen Standorten innerhalb Deutschlands.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Die Praxissoftware Optica Viva arbeitet über eine sogenannte clientseitige Verschlüsselung, sodass die Datenhoheit bei der jeweiligen Praxis liegt. Optica Viva hat dabei keinen Zugriff auf die Daten der Patienten.

Ihre patientenbezogenen Daten sind sicher in der Cloud nach modernsten Sicherheitsstandards verschlüsselt erfasst, übertragen und gespeichert. Die Entschlüsselung der Daten ist nur von Ihnen durch Eingabe eines individuellen Praxisschlüssels möglich.

Die Daten werden zudem in regelmäßigen Abständen vollständig an drei verschiedenen Standorten innerhalb Deutschlands gesichert, sodass Patienten- und Therapiedaten sowie alle hochgeladenen Dokumente vor totalem Datenverlust geschützt ist.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Optica Viva ist TI-Fähig und bindet bei einem vorhandenen TI-Anschluss Dienste wie KIM direkt ein, sodass z.B. Therapieberichte mit wenigen Klicks direkt in der Software generiert und versendet werden können – ohne dass mehrere Lösungen verwendet werden müssen.

Für die Direktabrechnung ist für Windows-Nutzer:innen eine Schnittstelle zu Dakota vorhanden, für Kund:innen, die über ein Abrechungszentrum arbeiten, können verschiedene Abrechnungsdienstleister angebunden werden.

Es bestehen außerdem eine Schnittstelle für den DATEV-Export sowie Schnittstellen für die Anbindung von E-Mail und SMS (z.B. für Terminerinnerungen)

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Logopädie-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Terminplanung?
    • Wie ist die Kalender-Funktion umgesetzt?
    • Abbildung von Serienterminen, Gruppenterminen, etc.?
    • Online-Terminbuchung?
    • Schnittstellen zu externen Kalendern (Google / Apple / Outlook)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Terminverwaltung?

    Termine können in Optica Viva an drei verschiedenen Stellen erstellt werden: direkt über den Kalender, aber auch in der Patientenansicht und der Rezeptansicht. Eine Terminsuche unterstützt Sie zusätzlich bei der Findung passender Termine: Optica Viva zeigt dabei alle möglichen Termine passend zu den in der Suche ausgewählten Kriterien an. Dabei können auch Serientermine und Gruppentermine erstellt werden.

    Eine zusätzliche Online-Terminbuchung für Ihre Patienten ist ohne zusätzliches Tool möglich. Das Terminbuchungs-Formular kann dabei direkt verlinkt oder unkompliziert in die Praxiswebsite integriert werden.

    Die ausgefeilte Wartelistenfunktion von Optica Viva unterstützt Sie dabei, Lücken im Kalender zu schließen oder abgesagte Termine unkompliziert nachzubesetzen.

    Um Patienten an Termine zu erinnern bietet Optica Viva verschiedene Möglichkeiten: Terminzettel können analog gedruckt, aber auch per Mail an den Patienten verschickt werden. Terminerinnerungen sind ebenfalls per Mail, aber auch per SMS möglich. Die Terminbestätigung kann ausgedruckt oder per Mail gesendet werden.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Stammdatenverwaltung & Patientenakte?
    • Welche Informationen können in der digitalen Patientenakte gespeichert werden?
    • Gibt es Möglichkeiten, Befunde, Scans oder externe (multimediale) Dokumente hochzuladen?
    • Können mehrere Therapeuten auf dieselbe Akte zugreifen?
    • Sonstiges zur Patientenakte?

    Optica Viva verfügt über eine umfangreiche Patientenverwaltung bzw. Patientenakte. Diese vereint Informationen zu Rezepten, Terminen und Verkäufen mit umfangreichen Dokumentationsmöglichkeiten sowie einer Historie.

    Einträge werden automatisch in der Historie protokolliert. Zusätzlich können manuelle Einträge hinzugefügt werden. Einträge, die dabei als therapierelevant eingestuft werden, erscheinen automatisch in der Therapieverlaufsdokumentation.

    In Bezug auf die Dokumentation verfügt Optica Viva über digitale Anamnesebögen, Messreihen, um bestimmte Werte regelmäßig zu prüfen oder Bodycharts. Ein Dokumentationsassistent, Textbausteine und ein elektronischer Therapieverlauf erleichtern Ihnen die Arbeit zusätzlich.

    In der Patientenakte können zudem Audio-, Video-, Bild- und Office-Dateien bis zu 100MB je Datei gespeichert werden. Auch Dokumente wie z.B. ein Behandlungsvertrag oder die Zustimmung zu TML können mit den Patientendaten generiert und in der Akte abgelegt werden.

    Patienten können darüber hinaus mithilfe von Markierungen und einer integrierten Wartelistenfunktion flexibel organisiert werden.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?
    • Erstellung von Therapieplänen?
    • Wie können Behandlungsverläufe und Sitzungsprotokolle dokumentiert werden?
    • Interaktive Dokumentationsfunktionen?
    • Automatisierte Dokumentationsfunktionen?
    • Möglichkeit für sprachbasierte oder mobile Dokumentation?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Dokumentation anmerken?

    Optica Viva bietet Therapeut:innen eine umfangreiche Dokumentationsunterstützung an.

    Behandlungsergebnisse können dabei direkt im Termin dokumentiert werden, über Felder wie Behandlungszielen und -vorgehen oder Tendenz, sowie über Freitextfelder.

    Auch eine geführte Dokumentation (Therapiebericht, Therapieverlaufsdokumentation, Arztbericht) ist mit Optica Viva einfach möglich. Optica Viva hält dabei auch die Form der von Kassen geforderten Berichte ein.

    Alle Textfelder können über vorab individuell festgelegte Textbausteine schnell und unkompliziert befüllt werden. Dies sorgt zudem für eine Standardisierung in der Dokumentation.

    Dokumentationen können dabei auch um hochgeladene Fotos und Videos angereichert werden. Bodycharts und Messreihen erweitern die Möglichkeiten zusätzlich.

    Es besteht außerdem die Möglichkeit, Texte über eine Diktierfunktion/Spracheingabe einzugeben.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Verwaltung von Verordnungen & Rezepten?
    • Digitale Erfassung von Rezepten?
    • Automatische Plausibilitätsprüfungen?
    • Verknüpfung von Verordnungen mit Patientendaten?
    • Automatisierte Folgeprozesse (Termine, Abrechnung…)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Verordnungen & Rezepte?

    Rezepte können sowohl manuell in Optica Viva eingegeben, als auch über den Barcode/QR-Code eingelesen werden. Dabei werden alle Daten mit Ausnahme des verordneten Heilmittels/ der Leistungen eingelesen.

    Gleichzeitig wird im Hintergrund das Rezept angelegt und gegen die Kriterien der Heilmittelrichtlinie geprüft. Sofern es sich um einen neuen Patienten handelt, wird auch dieser direkt angelegt.

    Die Validierungen und Prüfungen finden in den einzelnen Ansichten (z.B. Rezept, Termin oder Patient) statt. Zusätzlich gibt es einen separaten Prüfungsbereich, welcher neben der Heilmittelrichtlinien-Prüfung auch weitere Prüfungen bereitstellt, z.B. in Bezug auf Ausfalltermine und offene Termine, nicht abgerechnete Rezepte, Zuzahlungen oder Verkäufe, von Tarifänderungen betroffene Rezepte, ausstehende Therapieberichte sowie Wiedervorlagen.

    Ein Mahnwesen, zur Verwaltung und Anmahnung von Zuzahlungen und Zuzahlungsrechnungen sowie eine Liste offener Posten ist in Optica Viva integriert.

    Um die Rezepte filtern zu können, haben Nutzer die Möglichkeit beliebige Rezeptmarkierungen anzulegen und diese in Form von Tags einzusetzen. Eine Archivierungsfunktion verschafft Ihnen zusätzlichen den Überblick.

    Optica Viva verfügt darüber hinaus über kopierbare Tarifvorlagen für BG/UK sowie die GebüH für Privatrezepte.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Patientenkommunikation?
    • Können Therapiepläne oder Übungen digital bereitgestellt werden?
    • Gibt es ein Patientenportal oder eine mobile App für Patienten?
    • Terminerinnerungen via Mail/SMS?
    • Sonstiges im Bereich Patientenkommunikation?

    Optica Viva unterstützt Terminerinnerungen per SMS und E-Mail. Über beide Kanäle können auch weitere Nachrichten an Patient:innen versendet werden

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Integration in die Telematik-Infrastruktur?
    • Wie erfolgt die Anbindung an die TI?
    • Welche TI-Anwendungen sind in der Software integriert?
    • Wie sind diese konkret implementiert, um eine anwenderfreundliche Nutzung zu ermöglichen?

    Optica Viva integriert verfügbare Anwendungen direkt als Dienst/Menüpunkt in der Software (aktuell: KIM-Dienst). Auf das KIM-Postfach kann über den Menüpunkt zugegriffen werden, es besteht aber auch die Möglichkeit z.B. aus der Patientenakte heraus über einen integrierten Button direkt eine KIM-Nachricht mit einem Therapiebericht zu verfassen und zu versenden.
    Voraussetzung ist die Buchung eines TI-Anschlusses, z.B. mit OpticaTI.

    Die Anbindung an die TI erfolgt bei OpticaTI über eine moderne TI-Gateway Lösung.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software telemedizinische Anwendungen?
    • Integrierte Videotherapie (DSGVO-konform)?
    • Digitale Unterschriften?
    • Sichere Übermittlung von Dokumenten?
    • Weitere Telemedizin-Funktionen?

    Optica Viva verfügt aktuell noch nicht über eine integrierte Videotherapie. Der Release eines solchen Features ist für Mitte 2026 geplant. Diese wird es ermöglichen, Videotherapietermine direkt und nahtlos in Optica Viva zu verwalten.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Abrechnung mit Privat-/Selbstzahlerpatienten möglich? Wenn ja, wie wird dies unterstützt?
    • Abrechnung über Abrechnungszentren möglich? Wenn ja, wie wird dies unterstützt?
    • Direktabrechnung mit den (Gesetzlichen) Kassen möglich (Selbstabrechnung)? Wenn ja, wie wird dies unterstützt?
    • Was möchten Sie sonst noch zur Abrechnung anmerken?

    Als Optica Viva Nutzer:in können Sie wählen, ob sie Ihre Rezepte über ein beliebiges Abrechnungszentrum oder den Weg der Direktabrechnung gehen möchten.

    Einige Arbrechnungszentren sind über eine digitale Schnittstelle direkt an Optica Viva angebunden, via Papier kann mit jedem beliebigen Abrechnungszentrum abgerechnet werden.

    Die integrierte Rezeptprüfung prüft vor der Abrechnung auf Kriterien der Heilmittelrichtlinie sowie auf Tarifänderungen. Dabei werden für die Abrechnung relevante Preislistenupdates zentral eingespielt.

    Die Direktabrechnung mit Optica Viva ist über die Anwendung Optica Viva Tools mit Dakota möglich. Auch ein Korrekturverfahren kann hier abgewickelt werden. Da dakota.le nur für Windows verfügbar ist, ist die Direktabrechnung entsprechend ebenfalls nur mit einem Windows-Endgerät möglich.

    Für die Abrechnung relevante Preislistenupdates sowie Kostenträgeraktualisierungen werden zentral in Optica Viva eingespielt.

    Über die Rechnungsstellung in Optica Viva ist eine Abrechnung von Privatpatienten und Selbstzahlern möglich. Auch Sammelrechnungen können über Organisationen (Heime, Sozialämter) abgebildet werden.

    Offene Posten werden dabei getrennt nach „Patient“ und „Organisation“ verwaltet. Über das Mahnwesen kann eine Zahlungserinnerung versendet werden. Zusätzlich stehen Ihnen zwei konfigurierbare Mahnstufen zur Verfügung.

    Der DATEV-Export sowie die Belegliste von Optica Viva geben Ihnen eine Übersicht aller Rechnungen. Diese können zudem exportiert werden.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software Praxen mit mehreren Standorten?
    • Gemeinsame Nutzung von Patienten- und Termindaten?
    • Zentrale Abrechnung und Auswertungen?
    • Rechte- und Zugriffssteuerung für einzelne Standorte?
    • Weiteres zum Thema Mehrstandortfähigkeit?

    Da Optica Viva eine cloudbasierte Software ist, ist die Zusammenarbeit über mehrere Standorte oder im Hausbesuch problemlos möglich, eingetragen Daten, z.B. zu Patienten oder Terminen synchronisieren sich sofort.

    Für jede Filiale wird ein eigener Bereich in Optica Viva angelegt, Sie können mit den entsprechenden Rechten auch jederzeit zwischen Filialen hin und her wechseln. Mitarbeiter können entsprechend auch nur für einzelne Standorte berechtigt werden.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Praxis-Marketing?
    • Gibt es integrierte Funktionen für Newsletter oder Patienteninformationen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Praxis-Marketing?

    Optica Viva verfügt über keine ergänzenden Funktionen für das Praxis-Marketing

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Logopädie-spezifischen Funktionen?
    • Integration von Wissensdatenbanken für Logopäden?
    • Digitale Übungsmaterialien für Patienten?
    • Weitere Logopädie-spezifische Besonderheiten/Funktionen?

    Ursprünglich für die Logopädie entwickelt verfügt Optica Viva unter anderem über die Möglichkeit, Therapieberichte exakt nach den Vorgaben des Rahmenvertrags und der Kassen zu verfassen.

24. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen? (Unterstützung hierbei bzw. Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung oder zum Steuerberater?)

    Optica Viva verfügt über ein umfangreiches Mitarbeitermanagement mit Zeiterfassung, Gleitzeitkonten und Urlaubskalender. Auch zahlreiche Statistiken, Z.B. zu Umsatz, Therapeuten oder Einnahmeprognosen sind verfügbar. Der Statistikbereich wird 2026 auch weiter ausgebaut.

    Eine Lohnbuchhaltung wird zurzeit nicht direkt in Optica Viva abgebildet. Sie haben jedoch die Möglichkeit, Arbeitszeiten und Abwesenheiten als CSV-Datei zu exportieren. Optica Viva verfügt darüber hinaus über eine ausführliche Therapeutenstatistik, über welche Sie Informationen über beispielsweise geleistete Therapiestunden, Termine und Umsätze der Therapeuten erhalten.

    Optica Viva verfügt über einen Finanzbereich, der Ihnen ein ordnungsgemäßes Kassieren mit einer zertifizierten TSE (Technische Schutzeinrichtung) ermöglicht.

    Die für die Kassenschau (DSFinV-K) nachzuweisenden Daten können mit Optica Viva vorgehalten werden.

    Optica Viva unterstützt die Zahlung via Rechnung/Überweisung sowie Barzahlungen und EC-/ Kreditkartezahlung. Diese können als Zahlungsart ausgewählt und dem passenden Buchungskonto zugeordnet werden. Ein Kartenleser kann dabei aktuell nicht angesteuert werden.

    Auch die Möglichkeit für Girocodes ist in Optica Viva integriert.

    Optica Viva bildet die Einnahmeseite Ihrer Finanzbuchhaltung direkt in der Software ab. Die Software unterstützt Sie dabei, Zuzahlungen und andere Bareinnahmen richtig zu verbuchen, und offene Posten im Blick zu behalten. Journale, Kontenrahmen und Einnahmeprognosen mit Handlungsempfehlungen vervollständigen den Finanzbereich – inklusive Kassenbuch.

    Eine Schnittstelle zum DATEV-Export für Ihren Steuerberater und dem Export nach DSFinV-K sind ebenfalls integriert.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

25. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

    Optica Viva bietet Ihnen faire und transparente Preise pro Benutzerzugang. Durch verschiedene Benutzerrollen erhalten Sie und Ihr Team individuelle und bedarfsgerechte Zugänge. Ganz nach Ihren Bedürfnissen ist Optica Viva dabei jederzeit monatlich erweiterbar oder kündbar.

    Die Basislizenz „Praxisinhaber“ beläuft sich auf 38,- € pro Monat zzgl. MwSt.

    Folgende Lizenzen können zugebucht werden:

    • Verwalter: 38,- € pro Monat zzgl. MwSt.
    • Therapeut: 30,- € pro Monat zzgl. MwSt.
    • Therapeut Teilzeit bis 26 Wochenstunden: 17,- € pro Monat zzgl. MwSt.
    • Empfang: 17,- € pro Monat zzgl. MwSt.

    Der bei Einrichtung laufende Kalendermonat ist kostenfrei. Danach gilt: Bei Zusatzlizenzen die nach dem 15. eines Monats zugebucht werden, beginnt die Berechnung erst ab dem 1. des Folgemonats!

    Mitglieder der Verbände Logo Deutschland oder dbl e.V. erhalten 3,- € Rabatt auf Ihren Benutzer. Dieser Rabatt gilt nicht für die Rolle Empfang.

    Optional können folgende Zusatzleistungen kostenpflichtig hinzugebucht werden:

    • Kassendienst: 12,50 € pro Kasse/Monat
    • Direktabrechnung
    • 1. IK: 35 € pro Monat, jede weitere IK 15 € pro Monat.
    • Dakota-Zertifikat: Kosten siehe ITSG.de.
    • SMS-Dienst 0,12 € pro SMS
    • Datenmigrationsservice ab 75€ zzgl Ust.
    • Praxisschulungen ab 100€ zzgl USt.

    Weitere Kosten entstehen nicht – es fallen keine Installations-, Lizenz-, Backup-, oder Cloud-Kosten an.

    Alle Benutzerrollen werden monatlich berechnet und sind monatlich kündbar, wobei es keine Mindestlaufzeit gibt.

    Möchte eine Praxis Lizenzen hinzubuchen oder entfernen, so ist dies direkt im Kontobereich in der Software möglich. Auch eine Kündigung von Optica Viva kann dort vorgenommen werden.

26. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

    Das Optica Viva Support-Team ist über drei Wege erreichbar: sowohl über ein Support-Ticket-System, als auch per Mail oder unsere telefonische Hotline steht Ihnen unser kompetentes Team zur Verfügung. Die Betreuung erfolgt dabei durch unsere eigenen Mitarbeiter und nicht über externe Dienstleister.

    Darüber hinaus stehen Optica Viva Kund:innen verschiedene kostenfreie Tutorial-Videos und Webinare, sowie ein FAQ- und Hilfebereich und das Optica Viva Helpcenter zur Verfügung, welche sie bei der Anwendung unterstützen.

    Außerdem haben Nutzer die Möglichkeit, verschiedene (kostenpflichtige) Schulungen zum Onboarding etc. in Anspruch zu nehmen.

    Eine Fernwartung ist aus Datenschutzgründen nicht möglich.

27. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

    Optica Viva verfügt über eine öffentliche Demoversion, die interessierten Praxen oder Therapeuten über die Internetseite demo.opticaviva.de aufrufen können. Alle Funktionen der Software ohne externe Anbindung stehen hier zur Verfügung. Lediglich TI-KIM sowie das Kassenbuch/TSE sind aufgrund dieser Anbindung dort nicht zugänglich.

    Es gibt keine zeitliche Beschränkung des Tests, die öffentliche Demoversion kann jederzeit und beliebig oft genutzt werden.

    Optica Viva unterstützt den Import der Stammdaten von Patienten und Ärzten über eine CSV-Datei. Zusätzlich stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Datenbereinigung zur Verfügung.

    Optica Viva bietet einen Wechselservice an, der optional mit zugebucht werden kann. Dieser bezieht sich vor allem auf die Datenmigration.

    Außerdem haben Nutzer die Möglichkeit, verschiedene (kostenpflichtige) Schulungen zum Onboarding etc. in Anspruch zu nehmen.

28. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

    Als sogenannte „Software as a Service“ Lösung nutzen Sie immer die aktuellste Version von Optica Viva, Updates werden automatisch bereitgestellt. Optica Viva spielt diese automatisch ein, sodass als Nutzer kein aktiver Handlungsbedarf besteht.

    Optica Viva bleibt dabei immer am Puls der Zeit und entwickelt sich konstant weiter: in regelmäßigen kleinen Wartungs-Updates werden mögliche Bugs behoben. Gesetzliche Änderungen (z.B. neue Preise), Verbesserungen oder neue Funktionen werden ebenfalls regelmäßig über große Updates an alle Kunden ausgerollt. Dabei berücksichtigen wir auch Nutzerfeedback und Wünsche unserer Kund:innen. Nutzer:innen können diese über unseren Support und unser Vertriebsteam bei der Entwicklung eingereicht werden, wo diese bewertet und in die Releaseplanung mit einbezogen werden.

    Über die Updates informieren wir unsere Kunden per Push-Benachrichtigung direkt in der Software oder per Mail und stellen eine Übersicht über alle Update-Inhalte auf der Optica-Website bereit

Abschluss-Fragen:

29. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Erfahrungsberichte und Rückmeldungen finden Sie unter anderem bei Google und dem Bewertungsportal Proven Expert, sowie auf unserer Website:

https://www.optica.de/viva/uebersicht

https://www.optica.de/software/optica-viva/heilmittel/optica-viva-von-therapeuten-empfohlen

und in sozialen Medien.

Nutzer:innen nennen dabei besonders häufig die einfache Einarbeitung in die Software und die intuitive Benutzeroberfläche. Besonders geschätzt wird außerdem der Dokumentationsbereich, die Terminplanung und die Rezeptprüffunktionen.

30. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Auf Google bewerten uns Nutzer:innen mit 4,3 Sternen, bei Proven Expert mit 4,2. Da Optica Viva ursprünglich für die Logopädie entwickelt wurde, ist unser Kundestamm in der Logopädie besonders groß.

31. Schlussplädoyer: Für welche Logopädie-Praxen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Optica Viva ist sowohl für große als auch für kleine Praxen gut geeignet – auch bei einer Expansion wächst die Software immer mit.