Logopädie-Abrechnung mit der Krankenkasse: Ratgeber von der Verordnung bis zur Zahlung

Bei der Logopädie-Abrechnung mit der Krankenkasse kommt es auf viele kleine Schritte an. Ihr prüft die Heilmittelverordnung, behaltet den Behandlungsbeginn im Blick und lasst jede Einheit unterschreiben. Erst wenn die Verordnung beendet ist, reicht ihr sie zur Abrechnung ein – in der Regel zusammen mit den anderen abgeschlossenen Verordnungen einmal im Monat. Dafür braucht die Kasse sowohl die digitalen Daten als auch die Originalverordnungen. Sind alle Unterlagen eingegangen, ist die Zahlung nach 21 Kalendertagen fällig.

Damit eure Arbeit auch bezahlt wird, lohnt sich der genaue Blick schon beim ersten Termin. Eine fehlende Angabe oder eine übersehene Frist kann später viel Nacharbeit verursachen. Wir begleiten euch deshalb von der Heilmittelverordnung bis zur Zahlung: Was prüft ihr selbst, wann braucht ihr die Arztpraxis und was kann euch die Software abnehmen? Grundlage sind die Preise ab 1. Juli 2026 und der Vertragsstand vom 1. Mai 2026.

Was ihr vor der ersten Kassenabrechnung braucht

Bevor ihr die erste Kassenpatientin behandelt, braucht ihr die Zulassung nach § 124 SGB V. Zuständig ist die Arbeitsgemeinschaft der Landesverbände der Krankenkassen und der Ersatzkassen; ihre Zulassung gilt für alle gesetzlichen Kassen. Dafür müsst ihr eure Berufserlaubnis nachweisen, geeignete Praxisräume haben und den Bundesvertrag anerkennen. Wartet die Zulassung unbedingt ab: Vorher darf keine Kassenbehandlung beginnen.

Dazu kommt das Institutionskennzeichen, kurz IK. Ihr braucht eines je Standort und je Heilmittelbereich und beantragt es bei der Sammel- und Verteilungsstelle der Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen. Das IK steht auf jeder Abrechnung, und die Kassen zahlen auf das Konto, das dort hinterlegt ist, es sei denn, ein Abrechnungszentrum rechnet mit Inkassovollmacht für euch ab. Eine Abrechnung ohne IK, mit einem falschen oder einem der Kasse unbekannten IK wird abgewiesen. Ändert sich eure Bankverbindung, gehört sie deshalb zuerst dort aktualisiert.

Der Weg von der Verordnung bis zum Geld

Grundlage der ganzen Abrechnung ist der Vertrag nach § 125 SGB V über die Stimm-, Sprech-, Sprach- und Schlucktherapie, der zwischen dem GKV-Spitzenverband und den Berufsverbänden gilt, in der Fassung seit 1. Mai 2026. Er gilt bundesweit für alle Kassen. Im Alltag sieht der Ablauf so aus:

1. Verordnung annehmen und prüfen: Stimmen die Angaben, die nur die Ärztin korrigieren kann? Fehlt etwas, das ihr selbst ergänzen dürft?
2. Fristgerecht beginnen: in der Regel innerhalb von 28 Kalendertagen nach dem Ausstellungsdatum.
3. Behandeln und bestätigen lassen: Jede Einheit wird direkt danach auf der Verordnung unterschrieben, für Videotherapie gilt eine eigene Regel.
4. Zuzahlung einziehen: bei Erwachsenen 10 Prozent der Kosten plus die Verordnungsgebühr.
5. Einreichen: sobald eine Verordnung beendet ist, in der Regel einmal im Monat als Sammelrechnung mit maschinell lesbaren Daten und den Originalverordnungen, selbst oder über ein Abrechnungszentrum.
6. Zahlung und Prüfung: Die Zahlung ist 21 Kalendertage nach Eingang der vollständigen Unterlagen fällig. Die Kasse prüft aber noch neun Monate lang nach und kann Beträge mit der nächsten Abrechnung verrechnen.

Die Fristen für Beginn, Laufzeit, Abrechnung und Zahlung stehen gesammelt in der Übersicht der Fristen weiter unten.

Die Verordnung prüfen, bevor die erste Einheit läuft

Beim ersten Blick auf die Verordnung stellt sich oft die Frage: Können wir mit der Behandlung beginnen, oder muss das Formular erst zurück in die Arztpraxis? Nach Anlage 3a ist der Behandlungsvertrag mit der Kasse bei einer fehlerhaften Verordnung zunächst „schwebend unwirksam“. Beginnen dürft ihr trotzdem, wenn die Angaben im Personalienfeld vorhanden sind (ausgenommen Status und Betriebsstättennummer), die Diagnosegruppe eingetragen ist und Stempel oder Unterschrift der Ärztin vorliegen. Die übrigen Angaben lassen sich bis zur Abrechnung nachholen. Wer sie ergänzen darf, ist allerdings genau geregelt. Eine Blankoverordnung, wie es sie seit 2024 in der Physio- und Ergotherapie gibt, gibt es in der Logopädie bislang nicht (Stand Oktober 2026). Menge und Frequenz legt also weiterhin die Ärztin fest.

Wer was auf der Verordnung ändern darf

Nicht wegen jeder fehlenden Angabe muss die Verordnung zurück in die Arztpraxis. Anlage 3a unterscheidet zwischen Korrekturen, die nur die Ärztin vornehmen darf, und solchen, die ihr nach Absprache oder Information selbst erledigen könnt:

• Nur die Ärztin oder der Arzt, mit erneuter Unterschrift und Datum: Personalien, Kasse, Arztnummer und Ausstellungsdatum, das Kreuz beim Hausbesuch, eine fehlende Behandlungsmenge, das Heilmittel, die Diagnosegruppe und die Diagnose sowie Stempel und Unterschrift. Die meisten dieser Korrekturen müssen vor dem Einreichen erledigt sein.
• Ihr selbst im Einvernehmen mit der Ärztin, ohne neue Arztunterschrift: die Leitsymptomatik nachtragen, die Frequenz ändern, aus einer Einzel- eine Gruppentherapie machen oder aus einer einfachen eine Doppelbehandlung. Fordert die Ärztin den Therapiebericht nachträglich an, dürft ihr auch dieses Kreuz setzen.
• Ihr selbst nach bloßer Information der Ärztin: der umgekehrte Wechsel, also von der Gruppe zur Einzeltherapie oder von der Doppel- zur einfachen Behandlung.

Nehmt ihr selbst eine Korrektur vor, setzt ihr eure Unterschrift und das Datum dazu. Achtet darauf, dass die ursprüngliche Angabe lesbar bleibt. Für die Abstimmung mit der Arztpraxis könnt ihr auch ein Fax nutzen. Es muss gut lesbar sein und der Abrechnung beiliegen.

Die Prüfung hat auch Grenzen: Ihr müsst weder die inhaltliche Plausibilität der Diagnose noch den Versichertenstatus prüfen. Auch ein fehlendes Zuzahlungskreuz muss die Ärztin nicht nachtragen. Bis eine Befreiungsbescheinigung vorliegt, gilt die Patientin dann als zuzahlungspflichtig. Die Kassendaten müssen allerdings eingetragen sein – das gehört zu eurer Prüfung.

Diagnosegruppen und Höchstmengen

Wie viele Einheiten auf einer Verordnung stehen dürfen, legt der Heilmittelkatalog der Heilmittel-Richtlinie des G-BA fest. Für die Stimm-, Sprech-, Sprach- und Schlucktherapie gibt es 14 Diagnosegruppen. Die orientierende Behandlungsmenge beschreibt, wie viele Einheiten ein Verordnungsfall üblicherweise braucht. Darüber hinaus darf die Ärztin weiter verordnen, eine Genehmigung der Kasse ist dafür nicht nötig.

Die Tabelle passt quer gehalten besser aufs Handy.

Sind mehr Einheiten verordnet als erlaubt, müsst ihr die Verordnung dafür nicht ändern lassen. Ihr behandelt und berechnet aber nur die zulässige Höchstmenge. Fehlt die Minutenzahl, gelten 30 Minuten als verordnet; fehlt die Frequenz, gilt die Empfehlung des Heilmittelkatalogs. Anders ist es beim langfristigen Heilmittelbedarf: Bei den Diagnosen aus Anlage 2 der Richtlinie darf die Ärztin für bis zu zwölf Wochen verordnen. Höchstmenge und orientierende Behandlungsmenge sind dann nicht bindend. Die verordnete Zahl der Einheiten muss sich bei der angegebenen Frequenz aber innerhalb dieser zwölf Wochen erbringen lassen.

Was die Software bei der Prüfung übernimmt

Einen Teil dieser Prüfung kann die Praxissoftware übernehmen, am besten schon beim Erfassen der Verordnung statt erst vor der Abrechnung. thevea liest die Verordnung per Foto ein und gleicht die Angaben dabei mit Heilmittel-Richtlinie und Heilmittelkatalog ab. Fehlt etwas oder passt etwas nicht, kommt sofort ein Korrekturhinweis. iPrax trifft nach Eingabe der Diagnosegruppe eine Vorauswahl der zulässigen Heilmittel, prüft bei der Terminvergabe Frequenz und Fristen und lässt vor dem Druck noch einmal einen VO-Check über Praxis, Patient, Verordnung, Termine und Arzt laufen.

Wie die einzelnen Anbieter die Abrechnung lösen, zeigen wir in unserem Vergleich der Logopädie Software.

Während der Behandlung: Unterschriften und Unterbrechungen

Plant die Bestätigung am besten als festen Abschluss jeder Behandlung ein: Auf der Rückseite der Verordnung tragt ihr Datum, Regelbehandlungszeit und die Initialen der behandelnden Therapeutin ein, bei Diagnostik zusätzlich ein Kürzel wie ED oder BD. Unmittelbar danach unterschreibt die Patientin. Eine Unterschrift im Voraus oder eine Sammelunterschrift für mehrere Termine ist nicht zulässig; ebenso wenig dürft ihr Korrekturmittel verwenden. Bei Kindern unter sieben Jahren müssen die Eltern oder eine andere Betreuungsperson unterschreiben. Zwischen sieben und 17 Jahren dürfen Eltern oder Betreuungsperson die Unterschrift übernehmen. Kann eine erwachsene Patientin nicht selbst unterschreiben, etwa nach einem Schlaganfall, übernimmt das die gesetzliche Vertretung oder eine Betreuungsperson. Vermerkt auf der Rückseite, wer in welcher Funktion unterschrieben hat. Ihr selbst dürft die Patientin dabei nie vertreten. Für eine Doppelbehandlung braucht ihr zwei Zeilen; bei der Videotherapie gibt es eine eigene Regel für die Bestätigung.

Urlaub, Krankheit oder eine therapeutisch nötige Pause können den Terminplan unterbrechen. Dauert die Unterbrechung länger als 14 Kalendertage, braucht sie eine angemessene Begründung, sonst verliert die Verordnung nach der Heilmittel-Richtlinie ihre Gültigkeit. Den Grund vermerkt ihr mit einem Kürzel auf der Verordnung: F für Ferien oder Urlaub, K für Krankheit und T für eine therapeutisch begründete Pause. Fehlt dieses Kürzel, führt das innerhalb der Laufzeit der Verordnung nicht zur Absetzung.

Was die Kasse zahlt: die Vergütung ab 1. Juli 2026

Welcher Preis für eine Einheit gilt, hängt vom Behandlungstag ab. Das ist vor allem bei Verordnungen wichtig, die über einen Preiswechsel laufen: Einheiten bis zum 30. Juni 2026 rechnet ihr zu den alten Preisen ab, Einheiten ab dem 1. Juli zu den neuen. Das Ausstellungsdatum der Verordnung spielt dafür keine Rolle. Die folgenden Beträge stehen in Anlage 2 des Vertrags, der Vergütungsvereinbarung in der Fassung vom 12. Februar 2026.

Auf dem Smartphone lässt sich die Tabelle im Querformat besser lesen.

Die Beträge in der Tabelle enthalten bereits Vor- und Nachbereitung sowie Dokumentation. Es sind Bruttobeträge; Umsatzsteuer kommt nicht hinzu. Bei der Diagnostik lohnt sich ein genauer Blick auf die Abrechnungsregeln: Erstdiagnostik und Therapie dürfen nicht am selben Tag stattfinden. Pro Kalenderjahr sind insgesamt höchstens zwei Diagnostikeinheiten möglich – entweder eine Erst- und eine Bedarfsdiagnostik oder zwei Bedarfsdiagnostiken. Innerhalb eines Verordnungsfalls ist die Bedarfsdiagnostik frühestens ab der zweiten Verordnung möglich. Eine verordnete Doppelbehandlung berechnet ihr dagegen zweimal mit derselben Positionsnummer.

Abgerechnet werden ausschließlich die fünfstelligen Positionsnummern der Vergütungsliste. Weil neue Preise immer zu einem Stichtag gelten, muss die Preisliste in der Software zu diesem Datum wechseln und Einheiten vor und nach dem Wechsel getrennt bewerten. In Optica Viva werden Preislisten und Kostenträgerdaten zentral eingespielt. iPrax hinterlegt alle Vergütungsvereinbarungen und aktualisiert sie auf den eigenen Servern. Wer Preise von Hand pflegt, muss an jeden Stichtag selbst denken.

Zuzahlung: was ihr einzieht und was ab 2027 gilt

Bei erwachsenen Kassenpatientinnen gehört auch die Zuzahlung zu eurem Abrechnungsalltag. Gesetzlich Versicherte ab 18 Jahren zahlen sie direkt an die Praxis: bis Ende 2026 sind das 10 Prozent der Kosten plus 10 Euro Verordnungsgebühr. Ab dem 1. Januar 2027 steigt die Verordnungsgebühr auf 15 Euro; die 10 Prozent bleiben unverändert. Grundlage ist das GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz vom 24. Juli 2026. Kinder und Jugendliche unter 18 Jahren müssen nichts zuzahlen.

Besonders aufmerksam solltet ihr bei Verordnungen sein, die über den Jahreswechsel laufen. Für den Anteil von 10 Prozent zählt jeweils das Datum der Behandlung. Für die Verordnungsgebühr ist nach dem Vertrag dagegen der erste Behandlungstag maßgeblich: Liegt er noch im Jahr 2026, bleibt es bei 10 Euro. Eine Zuzahlungsbefreiung müsst ihr nach dem Jahreswechsel neu prüfen.

Ihr zieht die Zuzahlung ein, stellt eine Quittung aus und zieht den Betrag von eurer Forderung an die Kasse ab. Bleibt die Zahlung trotz einer gesonderten schriftlichen Aufforderung aus, übernimmt die Kasse den Einzug. Zusätzliche Beträge über die gesetzliche Zuzahlung hinaus dürft ihr für Kassenleistungen nicht verlangen. Kürzt die Kasse später eure Abrechnung und habt ihr dadurch zu viel Zuzahlung einbehalten, erstattet ihr die Differenz auf Anforderung der Patientin. Die Erstattung vermerkt ihr auf der Quittung.

iPrax und thevea berechnen die Zuzahlung automatisch. Gerade beim Jahreswechsel solltet ihr dennoch prüfen, ob eure Software die unterschiedlichen Stichtage richtig berücksichtigt.

Fristen im Überblick

Eine fehlende Angabe lässt sich unter bestimmten Voraussetzungen noch ergänzen. Einen versäumten Behandlungsbeginn könnt ihr dagegen nicht nachholen. Behaltet deshalb neben den einzelnen Terminen auch die Laufzeit der Verordnung und den spätesten Eingang der Abrechnung im Blick:

Am Handy dreht ihr das Gerät für diese Tabelle am besten quer.

Einreichen: die monatliche Sammelrechnung

In der Regel reicht ihr einmal im Monat eine Sammelrechnung bei den Daten- und Papierannahmestellen ein, die die Kassen benennen. Nutzt ihr ein Abrechnungszentrum, gebt ihr die Verordnungen nach dessen Ablauf ab; die Sammelrechnung erstellt dann das Zentrum. Eine Verordnung darf erst abgerechnet werden, wenn sie beendet ist. Teilabrechnungen sind nicht möglich. Bei nur einer Einheit pro Woche können deshalb einige Monate vergehen, bevor ihr das Geld bekommt. Für die Einreichung verlangt § 302 SGB V maschinell verwertbare Daten: Leistung, Menge und Preis, das Datum jeder Behandlung, die Arztnummer sowie die Verordnung mit Diagnose. Hinzu kommen nach dem Vertrag die Diagnosegruppe, eure Leistungserbringergruppe und die ICD-10-Codes, soweit sie auf der Verordnung angegeben sind. Die Originalverordnungen schickt ihr mit einem Begleitzettel per Post nach. Sortiert sie in derselben Reihenfolge wie die Datensätze und verseht jede Verordnung mit IK, Rechnungs- und Belegnummer.

Eine reine Papierabrechnung kann euch bis zu 5 Prozent des Rechnungsbetrags kosten, weil die Kasse die Daten nacherfassen muss. Die gleiche Kürzung ist möglich, wenn elektronisch übermittelte Daten nicht den Richtlinien entsprechen – etwa weil Positionsnummern, Preise, Arztnummern oder Behandlungstage falsch sind. Solche Fehler führen außerdem zur Rückweisung. Bis das geklärt ist, verzögert sich eure Zahlung.

Die Daten werden verschlüsselt übertragen, mit einem Schlüssel, den ein Trust Center zertifiziert hat. Das Datenformat ändert sich regelmäßig: Ab dem 1. Februar 2027 gilt die neue Version 22 der Technischen Anlage für den Datenaustausch, ab dem 1. Mai 2027 nehmen die Kassen nur noch dieses Format an. Umsetzen muss das die Software. Wer selbst abrechnet, fragt beim Hersteller nach, ob das Update rechtzeitig kommt.

Selbst abrechnen oder über ein Abrechnungszentrum?

Wollt ihr die Abrechnung selbst erledigen oder einen Teil der Verwaltung abgeben? § 302 SGB V erlaubt beide Wege: Ihr könnt mit eurer Praxissoftware direkt bei den Kassen abrechnen oder Daten und Verordnungen einem Abrechnungszentrum überlassen. Für die Entscheidung zählen vor allem die Gebühren und die Zeit, die ihr in der Praxis dafür aufbringen könnt.

Nach den Rückmeldungen der Anbieter hat Software die Selbstabrechnung erleichtert. Für eure Zeitplanung zählt aber auch, was nach dem Versand passiert: Rückfragen und Absetzungen müsst ihr weiterhin selbst klären. Habt ihr dafür kaum Kapazität, kann ein Zentrum euch entlasten. Habt ihr feste Verwaltungszeiten und eingespielte Abläufe, kann sich die Selbstabrechnung lohnen, weil die Gebühr des Zentrums entfällt.

Die Entscheidung muss nicht endgültig sein, solange die Software beide Wege kann. Bei iPrax gibt es Cash Flex über das Abrechnungszentrum rfhm mit frei wählbarer Auszahlung nach 1 bis 30 Kalendertagen und Cash Direct für die Selbstabrechnung, bei der iPrax die Datenweiterleitung, die Begleitscheine und den Schlüssel stellt. Bei Henara rechnet ihr mit der Software SMART.VO selbst ab oder übergebt die Daten per QR-Code an das HENARA Abrechnungszentrum, bei dem ihr dann auch die Originalverordnungen einreicht. Beides lässt sich kombinieren.

Wenn ihr später wechseln möchtet, prüft zuerst, ob eure Software das neue Abrechnungszentrum digital anbindet. Informiert die Kassen über den Wechsel oder den Umstieg auf Selbstabrechnung. Hattet ihr eine Inkassovollmacht erteilt, müsst ihr ihnen auch deren Entzug mitteilen. Erst dann zahlt die Kasse nicht mehr an das bisherige Zentrum.

Absetzungen vermeiden und korrigieren

Die Behandlung ist abgeschlossen, die Rechnung eingereicht – und die Kasse zahlt nur einen Teil oder gar nichts. Das nennt sich Absetzung. Welche Gründe eine Absetzung, Kürzung oder Abweisung rechtfertigen, regeln der Vertrag und Anlage 3a. Die meisten dort genannten Gründe betreffen Formalien:

• Eine Angabe auf der Verordnung fehlt oder ist falsch und wurde nicht oder nicht von der richtigen Stelle korrigiert.
• Die Behandlung hat zu spät begonnen oder lief über die Laufzeit der Verordnung hinaus.
• Eine Unterschrift fehlt, wurde im Voraus geleistet oder gilt für mehrere Termine.
• Hausbesuch oder Therapiebericht an die Ärztin wurden abgerechnet, obwohl sie auf der Verordnung nicht angekreuzt sind.
• Mehr Einheiten als die Höchstmenge, eine falsche Positionsnummer, ein falscher Preis oder ein falsches IK.

Bei bestimmten fehlenden Angaben bekommt ihr noch eine Gelegenheit zur Korrektur. Voraussetzung ist, dass Anlage 3a dies für den jeweiligen Fehler vorsieht. Reicht die korrigierte Verordnung dann innerhalb von drei Monaten ein. Andernfalls bleibt die Absetzung bestehen und ihr könnt die Verordnung nicht erneut abrechnen. Wollt ihr einer Beanstandung widersprechen, habt ihr dafür neun Monate Zeit; der Widerspruch muss in Textform erfolgen. Die Kasse darf Rückforderungen auch ohne eure Zustimmung mit der nächsten Abrechnung verrechnen. Der Patientin dürft ihr beanstandete Beträge nicht in Rechnung stellen.

Bei einer Absetzung hilft es, wenn ihr den Bearbeitungsstand direkt in der Software nachhalten könnt. In SMART.VO von Henara erfasst und verfolgt ihr Absetzungen und Widersprüche im Programm. Bei der Selbstabrechnung mit iPrax Cash Direct könnt ihr Absetzungen über das Korrekturverfahren der Software nachbearbeiten. Das HENARA Abrechnungszentrum prüft Absetzungen und übernimmt nötige Widersprüche im vereinbarten Umfang. Behaltet die Fristen auch dann im Blick, wenn ein Zentrum diese Arbeit erledigt: Es handelt als euer Erfüllungsgehilfe, die Fristen gelten weiterhin für eure Praxis.

Besonderheiten in der Logopädie

Gruppentherapie

Bei einer Gruppentherapie rechnet ihr für jede Patientin einzeln ab. Eigene Positionsnummern gibt es für Zweiergruppen und für Gruppen mit drei bis fünf Personen, jeweils für 45 oder 90 Minuten. Auf einer Verordnung könnt ihr höchstens drei Behandlungszeiten oder Einzel- und Gruppenbehandlungen kombinieren. Möchtet ihr von Einzel- auf Gruppentherapie wechseln, braucht ihr die Abstimmung mit der Ärztin. Sagt dagegen jemand ab und die geplante Gruppe kommt nicht zustande, dürft ihr als Einzeltherapie oder Zweiergruppe weiterbehandeln, ohne die Ärztin zu informieren.

Hausbesuch

Bevor ihr einen Hausbesuch abrechnet, schaut auf das entsprechende Feld der Verordnung: Dort muss „Ja“ angekreuzt sein. Fehlt das Kreuz, kann nur die Ärztin es ergänzen. Die Pauschale beträgt 23,06 Euro inklusive Wegegeld. Sie gilt für Besuche zu Hause ebenso wie im Betreuten Wohnen, in der Kurzzeitpflege und in Alten-, Pflege- und Behinderteneinrichtungen. Für die Dokumentation läuft noch eine Übergangsfrist: Spätestens ab dem 1. Mai 2027 müsst ihr jeden Hausbesuch zusätzlich auf der Rückseite der Verordnung kennzeichnen, zum Beispiel mit „HB“.

Eine Ausnahme gibt es bei Kindern und Jugendlichen, die ganztägig eine Fördereinrichtung, Kita oder Schule besuchen. Ihr dürft sie dort auch behandeln, wenn kein Hausbesuch verordnet ist. Aus der Verordnung muss sich nach der Heilmittel-Richtlinie allerdings eine besondere Schwere und Langfristigkeit der Störung ergeben. Bei einem behördlich festgestellten Förderstatus wird dies in der Regel angenommen. Eine Hausbesuchspauschale könnt ihr dafür nicht berechnen: Sie setzt weiterhin das entsprechende Kreuz auf der Verordnung voraus.

Videotherapie

Logopädie per Video ist eine Kassenleistung, wenn ihr sie mit der Patientin nach Aufklärung schriftlich vereinbart habt und die Ärztin sie auf der Verordnung nicht ausgeschlossen hat. Die erste Einheit sowie Erst- und Bedarfsdiagnostik finden in Präsenz statt. Über das Jahr gerechnet sollen höchstens 30 Prozent eurer Leistungen per Video laufen. Ihr behandelt aus euren zugelassenen Praxisräumen und nutzt einen Videodienst, der die Anforderungen der Anlage 7 des Vertrags erfüllt.

Für Videoeinheiten verwendet ihr eigene Positionsnummern, die Vergütung entspricht der Behandlung in Präsenz. Eine Hausbesuchspauschale fällt nicht an. Die Bestätigung kann die Patientin digital oder per Fax abgeben; auf der Verordnung vermerkt ihr dann „TML“. Alternativ unterschreibt sie beim nächsten Präsenztermin.

Therapiebericht

Beim Therapiebericht kommt es darauf an, welcher Bericht angefordert wurde. Den regulären Bericht an die Ärztin schreibt ihr auf dem Vordruck Anhang A und berechnet ihn nur, wenn er auf der Verordnung angefordert ist. Erfolgt die Anforderung nachträglich, dürft ihr das Kreuz nach Absprache mit der Ärztin selbst ergänzen – noch vor dem Einreichen. Für den Bericht auf besondere Anforderung gibt es einen anderen Ablauf: Die Ärztin oder der Medizinische Dienst fordert ihn mit Anhang B an, nicht auf der Verordnung. Das ist höchstens einmal im Kalenderjahr möglich. Ihr erstellt diesen Bericht auf Anhang C und erhaltet dafür 120,86 Euro.

Privatpatienten und Selbstzahler

Bei Privatpatientinnen stellt ihr die Rechnung direkt an die Patientin. Sie bezahlt euch und reicht die Rechnung anschließend bei ihrer privaten Krankenversicherung oder der Beihilfe ein. So läuft es auch bei gesetzlich Versicherten, die Kostenerstattung gewählt haben: Sie erhalten eure Rechnung und reichen sie bei ihrer Krankenkasse ein. Selbstzahler tragen die Rechnung selbst. Sprecht mögliche Eigenanteile möglichst vor der Behandlung an. Für Beihilfeberechtigte des Bundes gelten etwa die Höchstbeträge aus Anlage 9 der Bundesbeihilfeverordnung. Bei 45 Minuten Einzeltherapie sind nur bis zu 71,70 Euro beihilfefähig – weniger als der Kassenpreis ab Juli 2026. Liegt euer Honorar darüber, trägt die Patientin den Rest selbst.

Für die Privatrechnung braucht die Software eigene Preise, Rechnungen und ein Mahnwesen. appointmed ist genau dafür gebaut: für Praxen, die überwiegend Privatpatienten und Selbstzahler behandeln, mit Rechnungsstatus und Überblick über offene Rechnungen. appointmed erstellt Rechnungen und Belege, die Patientinnen selbst bei ihrer Versicherung einreichen. Eine direkte Abrechnung mit den Krankenkassen bietet appointmed nicht, für eine Praxis mit überwiegend Kassenpatienten ist es deshalb nicht die passende Wahl.

Was sich 2027 ändert und was noch offen ist

Bis zum 1. Oktober 2027 müssen sich Heilmittelpraxen an die Telematikinfrastruktur anschließen. Dafür braucht ihr einen elektronischen Heilberufsausweis und einen Praxisausweis, die SMC-B, die nur beantragen kann, wer einen Heilberufsausweis hat. Sobald eure Praxis angeschlossen ist, zahlen die Kassen eine monatliche TI-Pauschale, die ihr im Portal des GKV-Spitzenverbands beantragt. Die elektronische Heilmittelverordnung ist im geltenden Gesetz zum 1. Januar 2027 vorgesehen. Ein Gesetzentwurf der Bundesregierung vom Juli 2026 soll sie auf den 1. Juni 2029 verschieben, verabschiedet und verkündet ist das noch nicht (Stand Oktober 2026). Nach geltendem Recht käme die elektronische Verordnung damit vor der Anschlusspflicht. Den Stand prüfen wir vor dem Jahreswechsel erneut.

Dazu kommen die höhere Verordnungsgebühr ab Januar, das neue Datenformat ab Februar und die Kennzeichnung der Hausbesuche ab Mai 2027. Für eure Software heißt das: Sie braucht in der Regel ein Update für die TI, die neue Verordnungsgebühr und das neue Abrechnungsformat.

Checkliste vor der Einreichung

• Ist jede Verordnung vollständig, und sind Korrekturen von der richtigen Stelle mit Unterschrift und Datum gemacht?
• Hat jede Behandlung innerhalb der Frist begonnen, und liegen alle Einheiten innerhalb der Laufzeit der Verordnung?
• Ist jede Einheit einzeln unterschrieben, bei Kindern unter sieben Jahren von den Eltern oder einer Betreuungsperson, bei Vertretung mit Vermerk, wer in welcher Funktion unterschrieben hat, und sind Videoeinheiten bestätigt?
• Sind Hausbesuch und Therapiebericht an die Ärztin nur dort abgerechnet, wo sie angekreuzt sind, und nicht mehr Einheiten als die Höchstmenge?
• Stimmen Positionsnummern und Preise zum Datum jeder Behandlung, auch über einen Preiswechsel hinweg?
• Sind Zuzahlungen eingezogen und quittiert, und ist eine Befreiung nach dem Jahreswechsel neu geprüft?
• Wenn ihr selbst abrechnet: Stehen IK, Rechnungs- und Belegnummer auf jeder Verordnung, und liegen die Originale in der Reihenfolge der Datensätze?
• Geht die Abrechnung bei der Kasse ein, bevor neun Kalendermonate ab Ende des Monats vergangen sind, in dem die Behandlung abgeschlossen wurde, auch wenn ein Zentrum für euch einreicht?

Fazit

Die beste Vorbereitung auf die Kassenabrechnung beginnt bei der Annahme der Verordnung und setzt sich mit jeder Behandlung fort. Prüft die Angaben frühzeitig, behaltet die Fristen im Blick und lasst jede Einheit bestätigen. Besonders teuer werden versäumte Fristen und Fehler, die sich nach dem Einreichen nicht mehr korrigieren lassen. Ob ihr selbst abrechnet oder ein Zentrum beauftragt, hängt von euren Verwaltungsabläufen und den Gebühren ab. Die Anforderungen an die Verordnung gelten auf beiden Wegen.

Welche Abrechnungswege die einzelnen Programme anbieten und was sie sonst können, zeigt unser Vergleich der Praxissoftware für Logopäden. Wenn ihr schon wisst, ob ihr selbst abrechnen oder ein Zentrum beauftragen wollt, grenzt unser Schnell-Check die passenden Programme danach ein.